Privacyverklaring

Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING

Laatst bijgewerkt: juni 2026

Polar Koeltechniek B.V. vindt het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarvoor wij deze gebruiken, met wie wij gegevens kunnen delen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

  1. Bedrijfsgegevens

Polar Koeltechniek B.V.
Noordrak 2
1771 SX Wieringerwerf

Telefoon: 0227 720 368
E-mail: info@polar-koeltechniek.nl
E-mail administratie: administratie@polar-koeltechniek.nl

  1. Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens

Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Dit kan nodig zijn om contact met u te onderhouden, een offerte op te stellen, een overeenkomst te sluiten, werkzaamheden uit te voeren of onze administratie te voeren.

Dit geldt voor potentiële klanten, bestaande klanten, leveranciers, opdrachtnemers en andere zakelijke contacten.

U bent niet verplicht om persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als u geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, kan het wel zijn dat wij geen offerte kunnen maken, geen opdracht kunnen uitvoeren of niet goed met u kunnen communiceren.

  1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • naam

  • bedrijfsnaam

  • adresgegevens

  • e-mailadres

  • telefoonnummer

  • gegevens uit uw bericht of aanvraag

  • gegevens die nodig zijn voor offertes, opdrachten, leveringen, service of onderhoud

  • factuurgegevens en betaalgegevens

  • gegevens die nodig zijn voor onze administratie

  • communicatiegegevens, zoals e-mails of andere berichten

Wij verzamelen alleen gegevens die nodig zijn voor onze werkzaamheden en bedrijfsvoering.

  1. Gegevens van klanten en potentiële klanten

Bent u een potentiële klant of klant van Polar Koeltechniek B.V., dan gebruiken wij uw persoonsgegevens om:

  • contact met u op te nemen

  • uw vraag of aanvraag te beantwoorden

  • een offerte toe te sturen

  • te bepalen welke specificaties of wensen belangrijk zijn voor een product, installatie of dienst

  • producten of diensten te leveren

  • werkzaamheden uit te voeren

  • service of onderhoud te plannen

  • te factureren

  • vlot en efficiënt met u te communiceren over de uitvoering van de overeenkomst

  1. Gegevens van leveranciers en opdrachtnemers

Bent u een potentiële leverancier, bestaande leverancier of opdrachtnemer, dan gebruiken wij uw persoonsgegevens om:

  • contact met u op te nemen

  • een offerte-aanvraag te sturen

  • een bestelling te plaatsen

  • afspraken over producten, materialen of diensten vast te leggen

  • facturen te verwerken en te betalen

  • vlot en efficiënt met u te communiceren over de uitvoering van de overeenkomst

  1. Website en contactformulier

Wanneer u contact met ons opneemt via de website, bijvoorbeeld via een contactformulier, verwerken wij de gegevens die u invult.

Dit kan gaan om uw naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, onderwerp en bericht. Wij gebruiken deze gegevens om uw aanvraag te beantwoorden en eventueel contact met u op te nemen.

  1. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige reden voor is. Dit kan zijn:

  • omdat de gegevens nodig zijn voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst

  • omdat wij moeten voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor administratie en facturatie

  • omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben, bijvoorbeeld om klanten, leveranciers en opdrachtnemers goed te kunnen helpen en met hen te communiceren

  • omdat u toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld voor direct marketing of een nieuwsbrief

  1. Direct marketing en nieuwsbrieven

Als u ons daarvoor toestemming heeft gegeven, kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om u per e-mail op de hoogte te brengen van onze producten, diensten of ontwikkelingen.

U kunt zich altijd afmelden voor dergelijke berichten. Als wij nieuwsbrieven versturen, staat er een afmeldmogelijkheid in het bericht.

Wanneer u geen toestemming heeft gegeven voor direct marketing, gebruiken wij uw gegevens hier niet voor.

  1. Doorgifte aan derden

Voor de uitvoering van onze werkzaamheden kan het nodig zijn dat wij persoonsgegevens delen met andere partijen.

Denk hierbij aan:

  • leveranciers van onderdelen, materialen of producten

  • partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren

  • administratieve of boekhoudkundige dienstverleners

  • hosting- en serverproviders

  • e-mail- en opslagdiensten, zoals Microsoft Office

  • website- en formulierdiensten

  • andere dienstverleners die nodig zijn voor onze bedrijfsvoering

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze werkzaamheden of wanneer wij dit wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij waar nodig afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

  1. Externe diensten op de website

Op onze website kunnen externe diensten worden gebruikt, zoals Google Maps. Wanneer u gebruikmaakt van deze onderdelen, kan de externe partij zelf gegevens verwerken. Voor meer informatie verwijzen wij naar het privacybeleid van de betreffende externe partij.

  1. Bewaarperiode persoonsgegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De AVG geeft geen vaste algemene bewaartermijn; organisaties moeten zelf bepalen hoe lang gegevens nodig zijn.

Als u een offerte bij ons heeft aangevraagd, maar geen klant bent geworden, verwijderen wij uw gegevens uiterlijk één jaar na ons laatste contact, tenzij er een geldige reden is om deze langer te bewaren.

Als u klant bij ons bent geworden, of als wij klant bij u zijn geworden, bewaren wij persoonsgegevens die onderdeel zijn van onze administratie zolang dit wettelijk verplicht is. Voor financiële administratie geldt meestal een bewaartermijn van zeven jaar.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen wij persoonsgegevens of maken wij deze anoniem, tenzij er een geldige reden is om de gegevens langer te bewaren.

  1. Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Alleen personen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden, hebben toegang tot deze gegevens.

  1. Uw rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien. Ook kunt u ons vragen om uw gegevens te corrigeren, aan te vullen, te verwijderen of het gebruik ervan te beperken.

Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. Ook heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wilt u gebruikmaken van uw rechten? Neem dan contact met ons op via:

info@polar-koeltechniek.nl

Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om zeker te weten dat het verzoek van u afkomstig is.

  1. Wijzigingen

Polar Koeltechniek B.V. mag deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.

  1. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij omgaan met persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via:

Polar Koeltechniek B.V.
Noordrak 2
1771 SX Wieringerwerf

Telefoon: 0227 720 368
E-mail: info@polar-koeltechniek.nl
E-mail administratie: administratie@polar-koeltechniek.nl